取引先から送られてきた「パスワード付きのExcelファイル」。
出先でスマホから確認しようとして開けず、結局会社に戻ってPCを開く羽目になった、という経験はありませんか。あるいは、ファイルを修正して返信するために、一度デスクトップに保存して、編集して、またパスワード付きZIPファイルを作って…という作業にうんざりしていませんか。
多くの中小企業の現場で、毎日のように繰り返されているこの光景。セキュリティ対策として長年使われてきた「パスワード付きファイル（いわゆるPPAP）」ですが、実は業務効率を大きく下げる原因になっていました。
しかし、2026年1月、Google Workspaceに待望のアップデートがやってきました。これにより、長年の悩みだった「パスワード付きOfficeファイルの扱い」が劇的に変わります。
Google Workspace Updatesの公式発表によると、この機能は2026年1月13日から順次ロールアウトが開始されました 。対象となるのは、Microsoft Officeの主要なファイル形式であるドキュメント（Docs）、スプレッドシート（Sheets）、スライド（Slides）です。
IT専任担当者がいなくても大丈夫です。この新機能を活用して、もっと快適で安全な働き方へシフトする方法を分かりやすく解説します。
何が変わったのか？面倒な「解凍」作業との決別
これまでは、Googleドライブ上でパスワード付きのWordやExcelファイルを開こうとすると、中身が見られなかったり、一度ダウンロードする必要があったりと、非常に不便でした。
今回のアップデートで変わったことは非常にシンプルです。Googleドライブ上でパスワード付きのファイルをクリックすると、その場でパスワード入力画面が表示されます。そして、正しいパスワードを入力すれば、そのまま「閲覧」はもちろん、「直接編集」までできるようになったのです。
もう、わざわざファイルをダウンロードしたり、別のソフトで解凍したりする必要はありません。ブラウザひとつで、すべての作業が完結します。
編集するとパスワードが消える？新しいセキュリティの考え方
ここで一つ、非常に重要な仕様変更があります。それは、「編集モードでファイルを開くと、ファイルにかかっていたパスワードは自動的に削除される」という点です。
「えっ、パスワードが消えたらセキュリティ的に危ないんじゃないの？」と思われるかもしれません。しかし、これこそがGoogleが提案する「新しいセキュリティの形」なのです。
従来の「ファイルにパスワードをかける」方法は、一度パスワードが漏れてしまえば、誰でもそのファイルをコピーして持ち出すことができ、その後は追跡もできませんでした。また、パスワードのかかったファイルはウイルスチェックをすり抜けてしまうこともあり、近年ではむしろ危険視されています。
Googleドライブで編集してパスワードが解除されたファイルは、代わりにGoogleの堅牢なセキュリティシステムで守られることになります。「誰に共有するか」「編集させるか、見るだけにするか」といった権限を、フォルダやファイルごとに細かく設定できるため、実は以前よりも安全に管理できるのです。
脱PPAPで営業も経理も楽になる
この機能によって、皆さんの業務は具体的にどう変わるのでしょうか。
例えば営業担当の方。外出先でお客様から急ぎの確認依頼が入ったとします。送られてきたのはパスワード付きの見積書データです。これまでは会社に戻るか、PCを開けるカフェを探す必要がありました。しかしこれからは、持っているタブレットやChromebookでサッとファイルを開き、その場で数字を修正して、上司にチャットでリンクを送って承認をもらう、といったスピード対応が可能になります。
経理や総務の方にとっても朗報です。マイナンバーや給与データなど、パスワード付きでやり取りされることが多いファイルも、Googleドライブ上の「特定の人のしか入れないフォルダ」に保存して編集すれば、PCの中に重要なデータを残さずに済みます。PCの紛失や盗難時のリスクを減らすことができるのです。
無駄なコストを削減できるチャンス
経営者の方にとっては、コスト削減のチャンスでもあります。
これまで、「Google Workspaceを使っているけれど、取引先から来るパスワード付きファイルを開くためだけに、全社員分のMicrosoft Officeライセンスを契約している」という会社も多かったのではないでしょうか。
今回のアップデートにより、Googleドライブだけでパスワード付きファイルの閲覧・編集・保存ができるようになりました。高度なマクロを使わない一般的な事務作業や閲覧が中心の社員であれば、高価なライセンスを見直す良い機会になるかもしれません。浮いたコストを、新しいPCの購入やセキュリティ強化に充てることもできます。
導入前に知っておくべき2つの注意点
最後に、スムーズに移行するために知っておくべき注意点が2つあります。
1つ目は、先ほどもお伝えした「編集するとパスワードがなくなる」という点の周知です。社員の皆さんに、「編集した後のファイルは、誰でも見られる場所に置くのではなく、関係者しかアクセスできないフォルダに保存する」というルールを徹底しましょう。
2つ目は、古いファイル形式への対応です。今回の機能は、現在の標準的な形式（.docx,.xlsx,.pptx）に対応しています。10年以上前の古い形式（.doc,.xls）のファイルは、そのままではうまく編集できない場合があります。これを機に、古いファイルは新しい形式に変換して保存し直すことをおすすめします。
まとめ
2026年のGoogle Workspaceのアップデートは、単なる機能追加ではありません。私たちを面倒な「パスワード管理」や「ファイルの解凍作業」から解放し、より本質的な仕事に集中させてくれるための「働き方改革」ツールです。
まずは、お手元のパスワード付きファイルをGoogleドライブにアップロードして、その便利さを体感してみてください。きっと、もう元のやり方には戻れなくなるはずです。
