あなたの会社には「探すだけの社員」がいませんか？
「あの件、どうなってたっけ？」「最新の規定ファイル、どこにある？」
オフィスのあちこちで飛び交う、こんな会話。一見すると普通の業務風景ですが、実はここに経営を圧迫する「見えないコスト」が潜んでいるのをご存知でしょうか。
マッキンゼーの調査によると、ナレッジワーカーは1日の労働時間の約19%、つまり週に丸1日分もの時間を「情報の検索や収集」だけに費やしていると言われています。
もし従業員が5人いるオフィスなら、そのうちの1人は「何も生み出さず、ただファイルを探しているだけ」の状態と同じ——そう考えると、少しゾッとしませんか？
特に、専任のIT担当者がいない中小企業において、この問題は深刻です。ベテラン社員が「歩く辞書」となり、質問攻めで本来の業務が進まない。そんな「問い合わせ地獄」から脱却するための鍵が、Googleの新しいAIツール「NotebookLM」です。
この記事では、なぜ従来の「社内Wiki」がうまくいかないのか、そしてなぜNotebookLMが劇的に利用されるのか、その理由と具体的な活用法を解説します。
なぜ、苦労して作った「社内Wiki」は誰も見ないのか？
「社内からの問い合わせを減らしたい」と考えたとき、多くの企業がまず取り組むのが、NotionやGoogleサイトなどを使った「社内Wiki」や「マニュアル」の整備です。しかし、残念ながらその多くは、半年も経てば誰も見ない「情報の墓場」と化してしまいます。
理由はシンプルです。「探すのが面倒」だからです。
- 検索がうまくいかない： キーワードを入れても、求めているドンピシャな答えが出てこない。
- 情報が古い： 「これ、去年のデータじゃない？」と一度でも疑われると、もう誰も信用しなくなる。
- 構造化の限界： フォルダ分けやタグ付けなどの整理整頓は、忙しい中小企業の現場では維持できません。
結果、「Wikiを探すより、詳しいあの人に聞いた方が早い」という結論になり、元の木阿弥となってしまうのです。
NotebookLMが変える「探さない」働き方
ここで登場するのが、Google Workspaceと連携するNotebookLMです。これは従来の「整理して、検索させる」ツールとは全く異なるアプローチをとっています。
一言で言えば、「あなたの会社の資料を全部読み込んだ、専属のAIアシスタント」です。
PDF、Googleドキュメント、スライド、WebサイトのURLなどをNotebookLMにアップロードするだけ。あとはチャットで質問すれば、AIがその資料の中身を読み解き、的確に回答してくれます。
これまでのAIと何が違うの？
ChatGPTなどの一般的な生成AIとの最大の違いは、「根拠（Grounding）」にあります。
NotebookLMは、インターネット上の不確かな情報ではなく、あなたがアップロードした資料だけを元に回答を作成します。
「就業規則に基づいて教えて」と聞けば、該当する条文を示しながら答えてくれる。つまり、「嘘をつかない」という安心感があるのです。これが、ビジネス現場で劇的に利用率が上がる最大の理由です。
中小企業がNotebookLMを選ぶべき3つの理由
大がかりなシステム開発や、高額な導入費用は必要ありません。NotebookLMは、特にリソースの限られた中小企業にこそ、強力な武器となります。
1. 「証拠」が見えるから、安心して使える
AIの回答には必ず「参照元」のリンクが付きます。クリックすれば、元のPDFの該当箇所にジャンプして確認できます。「AIが勝手に言っていること」ではなく、「社内規定に基づいた情報」として扱えるため、人事や総務などの正確性が求められる業務でも信頼して使えます。
2. 「音声概要」で、マニュアルを読む苦痛から解放
NotebookLMには「Audio Overviews（音声概要）」というユニークな機能があります。これは、アップロードした資料の内容を元に、AIのパーソナリティ2人がポッドキャスト風に対話してくれる機能です。
長くて退屈なマニュアルを読むのが苦手な社員でも、通勤中にラジオ感覚で聞くことで、重要なポイントを理解できるようになります。これは情報の浸透率を劇的に高める「学習の民主化」と言えます。
3. エンジニア不要、ドラッグ＆ドロップで完了
「社内専用のAIチャットボット」を作ろうとすれば、通常は数百万円の開発費がかかります。しかし、NotebookLMならエンジニアは不要です。Googleドライブから必要なファイルをドラッグ＆ドロップするだけ。ものの数分で、あなただけのAIアシスタントが完成します。
【実践編】明日から使える具体的なユースケース
では、具体的にどのようなシーンで活用できるのでしょうか。中小企業での典型的な成功パターンをご紹介します。
ケース1：人事・総務への「同じ質問」をゼロに
- 課題： 「交通費の精算方法は？」「有給はあと何日？」といった定型的な質問に、担当者が時間を奪われている。
- 解決策： 就業規則、経費精算マニュアル、福利厚生ガイドをNotebookLMに入れた「人事QAボット」を作成し、全社員にURLを共有。
- 効果： 社員はチャットで聞くだけで即座に回答が得られるため、担当者への直接の問い合わせが激減。担当者は本来のコア業務に集中できるようになります。
ケース2：営業チームの「最強カンニングペーパー」
- 課題： 取り扱い製品が多く、新人営業マンが仕様や価格を覚えきれない。商談中に答えられず持ち帰ってしまう。
- 解決策： 最新の製品カタログ、価格表、過去の提案書、導入事例集をまとめた「セールス・ナレッジ」を作成。
- 効果： 移動中のタクシー内で「顧客は製造業。製品Aを提案する際のメリットと、競合B社との違いを3つ挙げて」とスマホで質問。AIが作った回答を元に、自信を持って商談に臨めます。
ケース3：プロジェクトの「言った言わない」防止
- 課題： 会議での決定事項があやふやになり、後からトラブルになる。
- 解決策： 議事録や仕様書、顧客とのメールのやり取りを全て一つのノートブックに放り込む。
- 効果： 「先月の会議で決まったデザイン修正の期限はいつだっけ？」と聞けば、AIが議事録を引用して「11月5日です」と即答。情報の確認時間がほぼゼロになります。
まとめ：まずは「たった一つのノートブック」から始めよう
DX（デジタルトランスフォーメーション）といっても、いきなり全社的な改革をする必要はありません。
まずは、あなたが一番「問い合わせが多くて面倒だ」と感じている業務のマニュアルやドキュメントを集めて、NotebookLMに入れてみてください。そして、そのリンクをチームの数人に共有してみてください。
「これ、すごく便利ですね！」「探す手間がなくなりました！」
そんな声が聞こえてきたとき、あなたの会社の生産性は確実に次のステージへと進んでいます。Google WorkspaceとGeminiが提供するこの新しい働き方を、ぜひ今日から体験してみてください。
